هل تساءلت يوماً كيف يستطيع مديرك العمل على أكثر من مشروع في الوقت ذاته وإنجاز كافة مهامه بفعالية؟ في الواقع، لا تقتصر هذه الصفة على مديرك فحسب، فجميعنا يضطر أحياناً لإنجاز أكثر من مهمة خلال فترة قصيرة.
ولا شك بأن إدارة أكثر من مشروع في الوقت ذاته ليس بالأمر السهل، إذ قد تفقد تركيزك بسهولة نتيجة لعدم توفر الكثير من الوقت، لكن، لا تقلق، إذ يمكنك النجاح في ادارة أكثر من مشروع معاً وإنجاز كافة مهامك بسهولة.. كل ما تحتاجه هو إعداد خطة محكمة واتباع بعض الخطوات البسيطة.
إليك فيما يلي 7 نصائح لمساعدتك على إدارة أكثر من مهمة بفعالية:
1. قم بإعداد قائمة بمهامك اليومية: لا تعتمد على ذاكرتك فقط لتذكر كافة المشاريع والمهام التي يتعين عليك تنفيذها، فذلك لن يفيدك على الإطلاق! قم بإعداد قائمة بالمشاريع التي تعمل عليها حالياً والمهام التي يجب عليك إنجازها في كل مشروع. واحرص على تحديد الوقت الذي يلزمك لأداء كل مهمة وحدّد لها موعداً نهائياً. ثم قم بشطب كل مهمة تنجزها كي تتمكن من السيطرة على جدول أعمالك. ستساعدك هذه القائمة على تنظيم أمورك، كما ستعمل على تذكيرك بالمهام التي يجب عليك تنفيذها. إذ تعد قائمة المهام أفضل وأسهل وسيلة لتعزيز إنتاجيتك في العمل.
2. احرص على تخصيص وقت إضافي: فكّر جيداً عندما تقوم بتخصيص وقت محدد لكل مهمة على القائمة، ومن ثم قم بضرب الوقت بـ 1.2. فبهذه الطريقة سيكون لديك 20% وقت إضافي في حال فاتك الموعد النهائي. حيث يمكن استغلال الوقت الإضافي لمراجعة عملك والتأكد من دقة التفاصيل.
3. قم بتخصيص وقت محدد لكل مهمةك لن تحتاج فقط لتحديد المدة التي تلزمك لإكمال مشروع معين، بل ستحتاج أيضاً لتحديد التاريخ والوقت لبدء العمل على كل مهمة. فإن لم تخصص وقتاً معيناً لكل مشروع، ستفشل حتماً في تنظيم وقتك. وبالنسبة لأكثر المهام تطلباً، قم بتحديد وقت تقوم خلاله بإغلاق جهاز هاتفك وإيقاف كافة التنبيهات كي تتمكن من التركيز لبضع ساعات.
4. قم بأداء مهمة واحدة فقط تتطلب الابتكار كل يوم: يمكنك بسهولة إقناع نفسك بأنك قادر على أداء أكثر من مهمة تتطلب الإبداع، ولكن ذلك لن يجدي نفعاً. فضيق الوقت قد يحد من قدراتك الإبداعية، وستبدأ بالاستياء من العمل. فالمهام التي تتطلب التفكير بشكل مبدع ومبتكر، تحتاج للمزيد من الوقت والطاقة. لذا من الأفضل القيام بمهمة واحدة معقدة ومهمتين بسيطتين كل يوم.
5. ارفض القيام بمهام إضافية: لا توافق على أداء أي مهمة إضافية قبل أن تقول “اسمح لي أولاً بالاطلاع على قائمة مهامي اليومية وسأخبرك لاحقاً”. فذلك سيمنحك الوقت لتحديد ما إن كنت قادراً على تحمّل مهام إضافية. فإن كنت قادراً على تحمّل المزيد من المهام، يمكنك إضافتها الى قائمتك اليومية. وإن لم تتمكن من أدائها، كن صريحاً وارفض ذلك، حيث يمكنك القول ببساطة بأنه لا يوجد لديك الوقت لتنفيذ مشروع جديد. وتذكر بأنه ليس من اللائق قبول مهام إضافية وعدم النجاح في أدائها في الوقت المحدد.
6. تجنب العمل دون توقف: احرص على أخذ استراحة بين كل مهمة، قم بالسير في أنحاء المكتب أو تحدّث مع زميلك لبضع دقائق. فذلك سيساعدك على استعادة نشاطك وتركيزك وسيحفزّك على العمل على المهمة التالية بتركيز أكبر.
7. لا تؤجل مهامك: تجنب هدر وقتك عندما يكون لديك مهمة مستعجلة يجب إنجازها خلال فترة قصيرة. لا تواصل في تأجيل مهامك، حيث ستبدأ بالشعور بالتوتر والهلع عند اقتراب الموعد النهائي للمهمة. تجنب المماطلة بأي ثمن.
المصدر: سي ان ان
